Оглавление

1. Зачем нужна база

База исполнителей — единственное место, где хранятся данные обо всех людях, которых мы выводим на объекты. Один человек — одна запись, заведённая один раз.

Что это меняет:

• Фамилия вводится один раз в жизни. Дальше она везде выбирается, а не печатается заново
• Ошибка в написании перестаёт размножаться: раньше одного человека записывали по-разному в анкете, в «Потоке», в провожании и в оплате
• Видно всё о человеке сразу: где работал, сколько смен, когда последняя, есть ли ограничения
• Ограничение всплывает в момент, когда человека ставят на смену, а не лежит в чужом файле

Важно: если человека нет в базе, его нельзя поставить в файл провожаний. А значит нельзя и оформить выплату — начисление считается по людям из базы. Поэтому нового человека заводят сразу, а не «потом, когда будет время».

2. Где работать: компьютер и телефон

База открывается в браузере. Ничего устанавливать не нужно, но на телефоне удобнее вынести её на экран — тогда открывается как обычное приложение.

2.1. На компьютере

1. Открыть в браузере адрес baza.rezervsil.ru
2. Добавить в закладки, чтобы не набирать каждый раз

2.2. На iPhone (Safari)

Только через Safari. В Chrome на айфоне такой возможности нет.

1. Открыть Safari и ввести адрес baza.rezervsil.ru
2. Нажать кнопку «Поделиться» внизу экрана — квадрат со стрелкой вверх
3. Пролистать список вниз и выбрать «На экран Домой»
4. Нажать «Добавить» в правом верхнем углу

На экране появится синий значок с рабочим в каске, подписан «База».

2.3. На Android (Chrome)

1. Открыть Chrome и ввести адрес baza.rezervsil.ru
2. Нажать три точки в правом верхнем углу
3. Выбрать «Установить приложение» или «Добавить на главный экран»
4. Подтвердить «Установить»

3. Первый вход

Логин и пароль выдаёт начальник отдела или специалист по учёту. Логин пишется латиницей, например barabanov.

1. Открыть базу
2. Ввести логин и пароль
3. Нажать «Войти»

Пароль запрашивается один раз и потом не спрашивается месяц. Заново войти придётся, только если прошло больше месяца или доступ отобрали.

4. Поиск человека

4.1. Когда пользоваться

• Перед тем как поставить человека на смену — проверить, нет ли ограничений
• Когда человек позвонил и просится на объект — посмотреть, кто он и когда работал в последний раз
• Когда пришёл на собеседование — проверить, не заведён ли он уже
• Когда нужен телефон или данные документа

4.2. Как искать

1. Набрать две буквы фамилии — список появится сразу
2. Нажать на человека — откроется его карточка

Поиск работает мгновенно и не требует связи: список людей загружается при входе.

4.3. Цвет рядом с фамилией

4.4. Что показывает карточка

• Телефон, возраст, гражданство, документ и срок его действия
• Когда попал в базу и по какому каналу пришёл
• Когда работал последний раз и сколько дней назад
• Сколько смен за год и за полгода, на каких объектах
• Как ему платим: наличными или через Резерв Рук
• Ограничения — полосой сверху, пропустить нельзя

5. Ограничения: чёрный и серый список

5.1. Что это такое

Ограничение ставится на объект целиком. Запрет на «IQ» закрывает и Косметику ОКК, и фасовку, и склад. Если человека нельзя нигде, ставится «ВЕЗДЕ».

5.2. Когда вносить обязательно

• Клиент или бригадир отказался от человека и попросил больше его не присылать
• Человек не вышел на смену без предупреждения
• Нарушение на объекте: воровство, алкоголь, брак в работе, конфликт
• Человек ушёл с объекта в середине смены

5.3. Когда не нужно

• Человек один раз отказался от смены — это не нарушение
• Вам показалось, что он «не очень» — без конкретной претензии ограничение не ставится
• Претензия к кому-то другому, а фамилию вы не уточнили

5.4. Как внести

1. Найти человека и открыть его карточку
2. Нажать «Ограничить»
3. Выбрать уровень: чёрный или серый
4. Указать объект или ВЕЗДЕ
5. Написать причину — обязательно, без неё через полгода никто не вспомнит
6. Указать, от кого претензия: клиент, бригадир, сами увидели

Кто внёс и когда — проставляется автоматически, вписывать не надо.

5.5. Как снять

Снять ограничение может только админ: начальник отдела или специалист по учёту. У менеджера кнопка серая — это не поломка.

Порядок действий:

1. Найти человека через поиск и открыть его карточку
2. Нажать кнопку «Снять ограничение» — она стоит рядом с «Ограничить»
3. Подтвердить в окошке, которое спросит «Снять ограничение с такого-то?»

Что произойдёт: красная или жёлтая полоса в карточке исчезнет, человек перестанет подсвечиваться в листе провожаний, и его снова можно ставить на объект.

Снимаются сразу все действующие ограничения этого человека, а не одно. Если запретов было несколько — на разные объекты, — уйдут все.

Запись при снятии не удаляется: остаётся видно, что ограничение было, кто его поставил и кто снял. Иначе через год снова никто не вспомнит.

Если кнопка серая, а вы админ — значит вошли под чужой учёткой. Выйдите и зайдите заново.

6. Как завести нового человека

6.1. Когда

Сразу после собеседования, ещё до того, как человек вышел на объект. Заведение занимает меньше минуты, а без него человека нельзя поставить в провожание и нельзя оформить выплату.

6.2. Что заполняет менеджер

Три поля, больше ничего:

Паспорт, гражданство, документы, ИНН, адрес вводить не надо. Это работа специалиста по учёту, он перенесёт данные из анкеты позже.

6.3. Проверка «уже есть в базе»

Пока вы набираете фамилию, справа появляется панель с похожими людьми.

6.4. После сохранения

Появится зелёная плашка: имя, номер вида RS-4223 и подтверждение, что человек уже доступен в списке провожаний. Значит его можно ставить на смену прямо сейчас.

Если плашки нет — запись не прошла. Не заводите второй раз: сначала поищите человека в поиске, возможно он всё-таки сохранился.

7. Вкладка «Последние»

Показывает последних заведённых людей, самые свежие сверху.

Кнопки 30 / 50 / 100 наверху списка переключают, сколько показать.

7.1. Зачем

• Проверить, что человек, которого вы только что завели, действительно сохранился
• Посмотреть, кого набрали за последние дни
• Быстро открыть карточку недавнего человека, не вспоминая фамилию

Это замена той информации, которую раньше искали в «Потоке»: кто появился, когда и кем заведён.

7.1. Как читается «активный»

Слово «активный» означает, что человек был на смене за последние 30 дней. Это не «сегодня на смене» — сегодняшнюю расстановку смотрят в файле провожаний.

8. Предложить доработку

Справа на экране есть кнопка «Предложить доработку». На телефоне она внизу справа.

Нажимаете — открывается форма из трёх полей:

Предложение попадает к Анне и Дмитрию. Отправить может любой, читать список — только админ, на вкладке «Предложения».

Пишите, даже если кажется мелочью. Инструмент делается под вашу работу, и то, что мешает каждый день, важнее того, что красиво выглядит.

9. Что делать, если

10. Для специалиста по учёту

Всё, что выше, плюс отдельная зона ответственности.

10.1. Вкладка «На доработку»

Список людей, у которых не хватает данных. Менеджеры заводят коротко, учёт дозаполняет. Это рабочая очередь.

Список разделён на два блока:

У каждого человека видно дату анкеты и чего именно не хватает: даты рождения, гражданства, документа, телефона.

10.2. Как дозаполнить

1. Открыть человека из списка
2. Нажать «Заполнить анкету»
3. Перенести данные из бумажной анкеты: паспорт, гражданство, документ и срок, канал привлечения, профессию
4. Нажать «Сохранить» — внизу появится, сколько полей изменилось

Телефон разложен на два поля: основной и второй. Второй появляется по галочке.

10.3. Снятие ограничений

Как снимать — по шагам в разделе 5.5. Здесь про то, когда это уместно.

Специалист по учёту и начальник отдела — единственные, кто может снять ограничение. Снимать стоит, когда:

• Выяснилось, что ограничение было поставлено не тому человеку — например, однофамильцу
• Клиент или бригадир сказал, что вопрос закрыт
• Человек давно работает на объекте, и никто не возражает, а запрет висит с прошлых лет

10.4. Учётки сотрудников

Вкладка «Сотрудники» видна только админу.

У Миронова, Молчанова и Мироновой кнопки «убрать доступ» нет — у них доступ постоянный. Это защита от того, чтобы случайно не остаться без единого админа.

11. Файл провожаний: как работать

Файл «ПРОВОЖАНИЯ 2.0», лист «ДЕНЬ (шаблон)». Работа та же, что раньше: объекты колонками, люди под ними, лист копируется на завтра. Меняется одно: фамилия выбирается из базы, а не печатается.

11.1. Шапка дня

Наверху строка сводки: сколько объектов работает, сколько людей нужно, сколько набрано и сколько осталось найти.

Объект, у которого не заполнено «НУЖНО», гаснет серым. Отдельно отмечать, что смены нет, не требуется.

11.2. Как набирать людей

1. Встать в клетку под словом ФИО в колонке нужного объекта
2. Раскрыть список и выбрать человека. Можно начать набирать фамилию — список отфильтруется
3. Печатать фамилию руками нельзя: она только выбирается

11.3. Цвета в листе

Цвет всегда что-то значит. Порядок важности сверху вниз: если у человека запрет, он горит красным, даже если во всём остальном стоит правильно.

Один человек не может работать в один день на двух объектах. Если поставили дважды, обе клетки краснеют.

11.4. Разметка мест по полу

Есть объекты, где клиент говорит: нужно 50 женщин и 10 мужчин. Раньше места под них закрашивали руками. Теперь это делается само.

Заполнили в шапке «из них Ж» и «из них М» — и сразу, ещё до выбора людей, в списке появляются розовые и голубые пустые места. Сначала розовые, столько, сколько нужно женщин, следом голубые. Пустое розовое место и есть задача: сюда нужна женщина.

• Поменяли цифры в шапке — разметка перестроилась сама
• Поставили в розовое место мужчину — клетка загорится алым, а в «почему» появится «нужна женщина»
• Ниже размеченных мест идут белые строки: это резерв, сверх нормы

Пол берётся из базы, а не на глаз. Ошибиться нельзя.

Включается для объекта в справочнике, столбец «красить по полу» — см. раздел 13.

11.5. Резерв

Набрали людей больше, чем нужно — лишние считаются резервом. Это нормально: кто-то не выйдет, замена уже стоит в списке.

• В шапке рядом с «НАБРАНО» появляется мелкая надпись «резерв: 3»
• У этих людей в столбце «почему» пишется «резерв»
• Процент закрытия при этом не уходит выше 100: восемь человек при шести нужных — это 100 процентов и двое в запасе, а не 133

Резерв считается по числу заполненных фамилий, а не по номеру строки: пустые строки между людьми на счёт не влияют.

11.6. Проверка цифр в шапке

Главное число — «НУЖНО всего», его называет клиент. Разбивка по полу должна укладываться в него.

Если стоит 20 всего, а мужчин 11 и женщин 10 — все три клетки загорятся оранжевым. Значит где-то опечатка: от неё поедет и разметка мест, и процент закрытия.

Разбивку можно не заполнять вовсе — тогда проверка молчит. Это нормально: не на всех объектах пол важен.

11.7. Лист на завтра

В шапке зелёная клетка с галочкой, подписана «дублировать на завтра».

1. Поставить галочку
2. Через пару секунд появится новый лист: дата на день больше, люди перенесены, отметки очищены, «НУЖНО» осталось
3. Галочка снимается сама — это признак, что сработало

Нажали три раза в пятницу — получите субботу, воскресенье и понедельник.

С телефона галочка не сработает: мобильные Google Таблицы не запускают скрипты. Дублировать день нужно с компьютера.

11.8. Кого переносит на завтра

Настройка живёт на листе СПРАВОЧНИКИ, столбец «переносить на завтра». Поменяли «да» на «нет» — со следующего раза работает по-новому.

11.9. Новый объект или новая отметка

1. Открыть лист СПРАВОЧНИКИ
2. Дописать строку в столбце «Объект», например «IQ Новый цех»
3. Во втором столбце указать объект без подразделения, например «IQ». По нему проверяется чёрный список
4. Вернуться в лист дня и выбрать новый объект в шапке любой свободной колонки. Три запасные колонки стоят в конце специально для этого

Новая отметка добавляется так же: столбец «Отметка» на том же листе.

11.10. Чего делать нельзя

• Печатать фамилии руками. Весь смысл в том, что человек выбирается: тогда он один и тот же везде
• Трогать скрытые столбцы и скрытую третью строку — там служебное, без него не работает подсветка
• Удалять лист БАЗА: из него берётся выпадающий список людей

11.11. Если человека нет в списке

Значит его нет в базе. Завести через базу исполнителей — два поля, меньше минуты. После этого он появится в выпадающем списке сразу, обновлять ничего не нужно.

12. Дополнительные поля объекта

Некоторым объектам нужны данные, которых в обычном списке нет. Птицефабрике для пропусков — отчество и дата рождения. 1МК — возраст. Такие поля добавляются объекту отдельно, у остальных их не появляется.

12.1. Что можно вытянуть

Паспортных данных в списке нет намеренно: лист провожаний видят все, кто работает со сменами, серия и номер там лежать не должны.

Значение подтягивается по скрытому номеру человека, а не по фамилии. Однофамильцев с одинаковым именем в базе хватает, а отчество идёт на пропуск: перепутать нельзя.

12.2. Как добавить поле объекту

1. Открыть лист СПРАВОЧНИКИ (он скрыт, как открыть — раздел 13)
2. Найти строку с нужным объектом
3. В столбцах «доп. поле 1, 2, 3» выбрать из списка нужные поля
4. Вернуться в лист дня и нажать кнопку «доп. поля» — см. 12.3

Убрали поле из справочника и нажали кнопку — колонка исчезнет. Поменяли объект в шапке блока — колонки уедут за ним.

12.3. Две кнопки в шапке листа

В первой строке каждого дневного листа стоят две галочки. Поставили — сработало, галочка снялась сама.

То же самое есть в меню сверху: «Провожания» → «Дублировать на завтра» и «Обновить доп. поля».

Кнопка «доп. поля» срабатывает и сама при создании листа на завтра. Отдельно нажимать её нужно только тогда, когда что-то поменяли в справочнике посреди дня.

13. Справочник: только для админов

Лист СПРАВОЧНИКИ управляет тем, как ведёт себя весь файл. Он скрыт намеренно: случайная правка там отражается сразу на всех днях.

13.1. Как открыть скрытый лист

1. Внизу слева значок из четырёх полосок — «Все листы»
2. Выбрать СПРАВОЧНИКИ
3. Либо меню Вид → Показать → СПРАВОЧНИКИ

13.2. Что где лежит

13.3. Что можно менять самим

• Добавить объект: дописать строку в A и B. Появится в выпадающем списке сразу
• Добавить отметку: дописать в H, а в I поставить «да» или «нет» — переносить ли такого человека на завтра
• Поменять «переносить на завтра» у существующей отметки
• Включить или выключить разметку по полу в столбце F
• Выбрать объекту дополнительные поля в C, D, E

После правки доп. полей нажать в листе дня галочку «доп. поля». Остальное подхватывается само.

13.4. Чего в справочнике делать нельзя

• Переставлять столбцы местами: на них ссылаются формулы всех дней
• Удалять строки отметок, которые уже стоят в листах
• Править столбец K — это служебный перечень
• Переименовывать сам лист